رأيت كثيرًا من الموظفين ممن يشتكون من مدرائهم وطريقة تعامله معهم. وعند السؤال يكون في الغالب أن هذا المدير كُلف أو عُين حديثًا أو أنها أول وظيفة إدارية له. فتراه يتخبط في الغالب بين محاولة إظهار الثقة أمام موظفيه وقراراته وبين الضغط عليهم وأسوءها أن يحاول بعض المدراء من التقليل من الموظف وذلك لحالة عدم الأمان التي يشعر بها.

في هذه المقالة البسيطة، أضع بعض النصائح التي من الممكن أن تكون مفيدة للمدير الجديد وكذلك للموظفين الذين يديرهم مدير جديد.

في الغالب أنني كمدير جديد تم تكليفي أو تعييني في هذا المنصب لأنني كنت موظف متميز في عملي وأقوم به باتقان كبير. ولكن ما نغفل عنه أن ما أوصلنا إلى المنصب لن يكون هو ما يساعدنا في الإدارة فالآن لدينا موظفين لابد من مراعاتهم ومراعاة مشاعرهم.

علينا الآن تعلم مهارات جديدة مثل Emotional Intelligence و Managing People و Feedback Exchange و Time Management و غيرها الكثير. الآن ليس علينا فقط مساعدة أنفسنا بل علينا مساعدة الفريق الذي يعمل معنا.

لذلك أنصح دائمًا بقراءة كتاب The First 90 Day وهو متوفر باللغة العربية في مكتبة جرير.

سيتطلب من المنصب الجديد تعلم الكثير والكثير، فسرعة التعلم ستكون المهارة الأهم بالنسبة لنا. وأنصح بمهارات مثل:

• الذكاء العاطفي Emotional Intelligence.

• إدارة الأشخاص.

• إدارة الوقت وتنظيم المهام (هنا أنصح بطريقة GTD).

• مهارة التخطيط والتفكير الاستراتيجي.

• التواصل الفعَال (وهنا لا تفترض أنك لا تحتاجها).

دائمًا ما نعتقد أن الإدارة هي من الرئيس للمرؤوس ولكن في الواقع يجب علينا تعلم كيف ندير مديرنا ونتواصل معه بشكل فعال. فنصيحتي هنا هي إجلس مع مديرك وأسئله الأسئلة التالية:

• ما هي الأهداف المتوقعة مني خلال فترة الـ 90 يوم القادمة؟

• ما هي الأهداف المتوقعة مني خلال العام الحالي وخلال الثلاثة سنوات القادمة؟

• ما هي الأولويات التي تريد مني التركيز عليها؟

• ما هي الأهداف التي إذا حققتها ستعتبرني نجحت في مهمتي؟ (قم بكتابتها وإعادة إرسالها إليه لاحقًا للتأكيد).

• ما هي طُرق التواصل المفضلة لديك؟ البريد الإلكتروني أو الواتس أو غيره؟

• ما هي طبيعة التواصل التي تريدها مني؟ هل ترغب في إرسال التفاصيل إليك أو تحديثات عامة بشكل أسبوعي مثلًا؟

• هل تريد أن تخبرني بأي شيء آخر؟

مجرد أن تفتح بعض الكتب أو تقرأ لبعض الكتّاب ستجد أن الكثير سيقول لك “كن قائدًا ولا تكن مدير” و سيقولون لك “فوض المهام ولا تكن مركزي Micro Manager” وغيرها من المقولات. ولكن لأهمية المقولتين أعلاه لنفصل فيهما قليلًا.

من كثرة ترديد عبارات القائد ومقارنتها بالمدير أصبح مصطلح مدير كأنه مسبة مقارنة بالقائد وستجد الكثير من الرسومات التي تقارن بين الإثنين وتذم المدير بشكل كبير وأنه مركزي لا مشاعر لديه وما إلى ذلك من العبارات.

وجهة نظري الشخصية، أن القيادة هي مرحلة أعلى من الإدارة “في حالة المدير” ولكن لابد أن تكون مديرًا جيدًا قبل أن تكون قائدًا. فلن تصبح قائدًا وعملك غير منجز أو متأخر. تعلم المهارات الإدارية في البداية وعند إتقانها يمكننا العمل على المهارات القيادية لاحقًا.

أما الخرافة الثانية في عالم الإدارة وهي النظرة السلبية لطريقة الإدارة المركزية Micro Management وأن المدير “لابد” أن يكون مدير لامركزي ويفوض المهام وما إلى ذلك. وفي الحقيقة هذه النظرة مثالية في كثير من الأحيان. فالإدارة المركزية لها أوقاتها المناسبة والأشخاص المناسبين والتفويض له وقته وأحواله والأشخاص المناسبين له كذلك.

ولكن شخصيًا رأيت الكثير من المدراء الذين اتجهوا لعملية التفويض الزائد لدرجة أنه لا عمل لديهم غير إدارة الاجتماعات ونقل الرسائل من الأقسام الأخرى إلى موظفيه.

يجب أن نعلم الآن أننا سنطلب من الآخرين فعل بعض الأشياء ويجب أن نكون نحن القدوة لهم. لذلك:

• كن منضبط في حضورك وانصرافك.

• قدم أعمالك في الوقت المحدد.

• تواصل بشكل جيد وفعّال.

• حافظ على مستوى جودة عالٍ لكل ما تقوم به.

واحدة من الأخطاء الجسيمة التي يقع بها المدراء بشكل عام هو توظيف بعض الأشخاص ذوي الفكاءة المنخفضة وذلك لسببين الأول لكي لا يكونوا منافسين له لاحقًا وهذا ينم عن شعور عالٍ بعدم الأمان. والسبب الثاني هو عدم القدرة على اختيار الأشخاص المناسبين.

في كلتا الحالتين أضمن لك الفشل. فلن ينجح المدير حتى يكون موظفيه أفضل منه وكلما زاد تميزهم وكفاءتهم كان ذلك انعكاسًا لقدراتك الإدارية والقيادية. فمن أهم الصفات التي يجب عليك تطويرها هي القدرة على اختيار الأشخاص المناسبين وإليك أبرز النصائح:

• كلما كان الشخص مبتسم ونشيط ومترابط الأفكار كانت احتمالية نجاحه معك أكبر.

• عمل المتقدم في أعمال تطوعية كثيرة يدل على العطاء لدى الشخص.

• اطلع على بعض أعمالهم وقيمها.

• إسئل عنهم.

ولا يمكن بطبيعة الحال ضمان اختيار أشخاص أكفاء بشكل دائم ولكن كلما كنت مميزًا في ذلك زادت فرص نجاحك.

لا تستخدم أسلوب الضغط على الموظفين لإخراج أفضل ما ليدهم فقد ينجح في البداية ولكن لن يلبث أن يثير انزعاج الموظفين. أما الخطأ الآخر هو معاملة الفريق كعائلة وكثير من المدراء يؤمنون بذلك. العمل ليس عائلتك، فلن تستطيع الاستغناء عن أخوك أو أختك ولكن سيكون ذلك ضروريًا بعض الأحيان مع بعض الموظفين.