فقبل التفصيل قليلاً في الموضوع لابد أن أشير أن الإدارة بالدخول في التفاصيل ليس عيبًا إطلاقًا بل أنه ضروري في بعض الأحيان والأوقات وهناك أوقات أخرى من المفيد جدًا تفويض الفريق لديك.

والنقطة الأخرى هي أن التفويض يعتمد بشكل كبير على الشخص الذي تفوض له المهام، فكلما كان الشخص ذو كفاءة كان التفويض أمرًا إيجابيًا كذلك والعكس صحيح.

ومن أهم المشاكل في التفويض غير الفعّال هي:

1. عدم التفريق بين التدريب والتفويض: الغرض من التفويض هو قيام الموظف بالعمل الموكل له بكفاءة كاملة دون الحاجة إلى التدخل وتوجيهه. تفويضك للمهام للموظف ليست فرصة لتدريبه أو توجيهه Coaching بل كل منهما يجب أن يتم بشكل منعزل عن الآخر.

2. عدم وضوح المطلوب: كثيرًا من المهام المفوضة تكون غير واضح المطلوب منها فيفترض المدير أن الموظف يعرف تمامًا مالذي يجب عمله. وعليه عند تفويض المهمة لابد من إيضاح المهمة والهدف والوقت وشكل المخرج النهائي منها للموظف لكي يكون التفويض أكثر فعالية.

3. إختيار الشخص الخطأ: كثيرًا ما يقوم بعض المدراء بتفويض الشخص الخطأ وذلك بسبب أنه هو الموظف المسؤول عن المهمة أو أنه المدير المسؤول ويجب عليه تفويضه. التفويض لابد أن يكون لشخص ذو كفاءة لأن أي نقص في إنجاز المهمة ستكون مسؤوليته عليك.

4. التفويض دون المراقبة: أحد المشاكل التي تجعل التفويض أقل فعالية هو عدم مراقبة المهمة وإنجازها أو الإطلاع عليها بافتراض أن الشخص يقوم بعمله ويعرف أهمية المهمة. فكثيرًا ما تفاجئ المدراء من عدم إنجاز المهمة لأن الشخص الموكل أُسندت له مهام جديدة وأخطأ في تقييم أهمية المهمة المفوضة له.

5. توقع الإنجاز كما تريد: لن يكون من المنطقي أن تتوقع إنجاز المهمة تمامًا كما تريد، فعند تفويض المهمة توقع إنجازها بشكل مختلف عما تتوقعه. فقد تكون دون التوقعات أو أفضل ولكن مع المراقبة والاطلاع ستحسن من توقعاتك.

6. عدم مشاركة الإنجاز: واحد من أسوء الممارسات التي قد يكون بها المدراء هو إسناد المهمة بشكل كامل لأحد الموظفين ومن ثم أخذ كامل النجاح ونسبه له بشكل شخصي. فعند التفويض الفعال لابد أن تعطِ الشخص أو الفريق كامل الشكل والتقدير على النجاح.

7. عدم معرفة ماذا يجب أن تفوضه: رأيت كثير من المدراء تسند له مهمة بالاسم ويطلب منه العمل عليها ولكن ما يلبث إلا أن يقوم بإسناد المهمة لأحد الموظفين لديه. فلابد أن تعلم كمدير ماذا يجب عليك أنت أن تقوم به وماذا سيكون من المضيعة لوقتك عمله.

لنتذكر أن الهدف الرئيسي من التفويض هو تفرغ المدير بشكل أكبر للمهام الاستراتيجية وإسناد المهام الأكثر فنيّة للموظفين لديه. فإذا وجدت نفسك كمدير دون عمل حقيقي وأن دورك فقط إرسال الإيميلات بين المدراء والمرؤوسين فقم بتقييم وضعك.